Ein entscheidendes Element der Businessplanung ist der Finanzplan, insbesondere wenn Sie Investoren oder Kreditgeber von Ihrer Geschäftsidee überzeugen möchten. Es gibt jedoch bestimmte wesentliche Kriterien, die ein guter Finanzplan erfüllen sollte, um überzeugend zu wirken und alle potenziellen finanziellen Risiken anzugehen.

Ein guter Finanzplan ist verständlich. Er sollte schon auf den ersten Blick auch für externe Betrachter klar und leicht nachvollziehbar sein. Ein Finanzplan ist keine "Hochmathematik", die nur der Verfasser versteht. Je komplizierter der Plan ist, desto weniger Interesse zeigen potenzielle Investoren. Idealerweise sollte man innerhalb von 1-2 Minuten verstehen können, wie der Plan aufgebaut ist und ob das geplante Geschäft profitabel sein kann. Wenn Sie bereits hier scheitern, könnte dies das Scheitern des gesamten Businessplans bedeuten.

Um die Verständlichkeit Ihres Finanzplans zu testen, sollten Sie ihn etwa eine Woche nach der Erstellung erneut öffnen. Wenn Sie immer noch den Ursprung und die Bedeutung jeder einzelnen Zahl nachvollziehen können, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie jedoch nach einer gewissen Zeit nicht mehr in der Lage sind, Ihren eigenen Finanzplan zu verstehen, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass es ein Problem mit der "Verständlichkeit" Ihres Plans gibt.     

Ein guter Finanzplan ist dynamisch. Das bedeutet, dass er sich im Laufe der Zeit schnell ändern kann und es dem Unternehmer und potenziellen Investoren ermöglicht, verschiedene Szenarien schnell und ohne größere Anpassungen zu simulieren. Dies ist nur mit Hilfe spezialisierter Software wie Excel möglich. Nur ein dynamischer Finanzplan kann zu einem äußerst effektiven Instrument für den Unternehmer werden, der schnell auf Änderungen in der Unternehmensplanung reagieren muss. Es ist äußerst zeitaufwändig, immer wieder einen vollständig neuen Finanzplan zu erstellen, wenn sich nur ein oder zwei Bestandteile ändern.   

Ein guter Finanzplan ist realistisch. Eine jährliche Umsatzverdopplung, eine zu hohe Gewinnmarge oder zu niedrige Personalkosten sind Anzeichen dafür, dass Ihr Finanzplan höchstwahrscheinlich unrealistisch ist. Eine zu optimistische Darstellung in den Zahlen kann zu vielen zusätzlichen Fragen seitens der Investoren führen. Sie sollten bereit sein, Ihren Finanzplan zu verteidigen. Besonders bei der Planung von Verkaufspreisen und Umsätzen stoßen viele angehende Unternehmer auf Schwierigkeiten, die Zahlen plausibel zu begründen. Zahlen "nach Gefühl" sollten vermieden werden, denn Investoren sollten den Informationsquellen in Ihrem Finanzplan vertrauen können. Orientieren Sie sich an branchenüblichen Zahlen, die auf spezialisierten Websites zu finden sind, oder führen Sie Ihre eigene lokale Marktforschung durch.

Die persönliche Situation des Unternehmers sollte ebenfalls im Finanzplan dargestellt werden, um zu zeigen, dass Sie von Ihrem Geschäft in Zukunft gut leben können. Die Kenntnis über die zukünftige Steuerlast ist ebenfalls unerlässlich für jeden angehenden Unternehmer. Zeigen Sie auch, dass Sie sich Gedanken über alle möglichen Ausgaben gemacht haben und für alle Eventualitäten gerüstet sind.

Wenn Ihr Finanzplan den oben genannten Kriterien entspricht, können Sie ziemlich sicher sein, dass Sie gute Chancen bei potenziellen Investoren haben werden. Als Inspiration können Sie hier meine Vorlage für einen Finanzplan für einen Einzelunternehmer herunterladen.

Wenn Sie eine Unterstützung bei der Erstellung Ihres Businessplans inkl. Finanzplans benötigen, kontaktieren Sie mich jetzt! 

In der heutigen Zeit werden Manager von einer Flut an Informationen über KI regelrecht überwältigt. Es ist offensichtlich, dass KI verschiedene Unternehmensprozesse beeinflussen wird, und das Finanzwesen bildet hier keine Ausnahme. In der nachfolgenden Zusammenfassung erhalten Sie einen Überblick darüber, wie KI in verschiedenen Finanzabteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden kann.

1. Buchhaltung

o   Buchungsdaten aus unstrukturiertem Text. Ein häufiges Problem in der Buchhaltung sind Belege, deren Format oder Aufbau die automatische Buchung verhindert. Durch einfaches Kopieren des Belegs in ChatGPT und die Anfrage "Erstelle eine CSV-Datei mit folgenden Spalten aus dem Text" erhalten Benutzer strukturierte Daten im gewünschten Format zurück. Bestimmte KI-Tools sind spezialisiert auf die Verarbeitung bestimmter Belegarten, wie z.B. Quittungen, und führen Buchungstransaktionen durch, indem sie Fotos der Belege auswerten.

o   Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. KI extrahiert Daten aus Rechnungen, übernimmt die Rechnungsprüfung und steuert den Genehmigungsprozess. Auch die automatische Zuordnung von Bankzahlungen zu einzelnen Rechnungen ist möglich. Während große Unternehmen schon seit Jahren das Automatisierungspotenzial in diesem Bereich erkannt haben, ermöglicht es KI heute, alle Schritte in eine Automatisierungskette zu integrieren, wodurch dem Buchhalter eine Überwachungs- und Kontrollfunktion verbleibt.

o   Kontenabstimmung mit Geschäftspartnern. KI-gestützte Chatbots können den Prozess der Kontenabstimmung mit Debitoren oder Kreditoren teilweise oder vollständig automatisieren, wobei persönlicher Kontakt nur in Ausnahmefällen erforderlich bleibt.

2. Controlling

o   Budgetierung, Prognosen, Berichterstellung. Der Einsatz von KI bietet ein enormes Potenzial in diesem Bereich. Die KI kann die Erstellung von Berichten, Prognosen und Budgets in Echtzeit übernehmen, da bei der Automatisierung von Prozessen im Unternehmen eine große Menge an Daten generiert wird, die von KI analysiert werden können. Eine wichtige Aufgabe für einen CFO besteht darin, die Datenbereiche zu identifizieren, die für KI am besten geeignet sind, oder ein ehrgeiziges Ziel zu setzen, die manuelle Erstellung von Controlling-Berichten vollständig abzuschaffen.

o   Analyse von Investitionsentscheidungen. Bestimmte KI-Tools können bei der Vergleichsanalyse von Investitionsmöglichkeiten unterstützen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Auch die Analyse des Aktienmarktes ist heute mit KI möglich.

o   Excel-Know-how. ChatGPT kann Excel-Berichte erheblich verbessern, indem er vorgefertigte VBA-Codes liefert oder Formeln anpasst.

3. Audit

o   Vorbereitung auf Finanzaudits und Compliance-Prüfungen. KI kann bestimmte Aufzeichnungen und Prüfprotokolle übernehmen, um bei der Identifizierung von Datenanomalien zu helfen, die auf Fehler oder betrügerische Aktivitäten hinweisen könnten.

4. Bürokommunikation

o   E-Mails. KI kann E-Mails erfassen, beantworten oder zusammenfassen, um den Posteingang unter Kontrolle zu halten.

o   Interne Richtlinien. Mitarbeiter können einen Unternehmens-Chatbot nutzen, um schnell auf spezifische interne Richtlinien zuzugreifen, anstatt diese mühsam im Intranet suchen zu müssen.

            Die oben genannten Beispiele verdeutlichen, dass auch CFOs und Finanzmanager sich mit KI auseinandersetzen sollten, um mit der Zeit Schritt zu halten. 

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es üblich, einen Steuerberater für alle Belange rund um Buchhaltung und Steuern zu beauftragen. In letzter Zeit erhalte ich jedoch vermehrt Anfragen von Unternehmern, die Schwierigkeiten haben, eine Steuerkanzlei zu finden, die nicht nur Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, sondern auch die laufende Buchführung übernimmt. Der Grund dafür ist derselbe wie in vielen anderen Branchen: Fachkräftemangel.

Laut der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) beträgt das Durchschnittsalter der Steuerberater im Jahr 2023 54 Jahre. Über 30% aller Steuerberater in Deutschland sind älter als 61 Jahre. Gleichzeitig wächst die Anzahl der Steuerberater in den letzten drei Jahren durchschnittlich nur um 1,9%. Viele Steuerberater kombinieren ihre Steuerberatungsdienste mit Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfung, was den Zugang zu Steuerberatung für kleine und mittelständische Unternehmen weiter erschwert.

Deshalb kooperieren viele Steuerberater mit Buchführungsbüros, die die laufende Buchhaltung für die Unternehmen übernehmen. Diese Zusammenarbeit erleichtert die Erstellung von Steuermeldungen und Abschlüssen für den Steuerberater erheblich. Das Buchführungsbüro koordiniert seine Arbeit mit dem Steuerberater und agiert als Ansprechpartner für die Unternehmer in allen buchhalterischen Fragen.

In puncto Kosten ist die Zusammenarbeit mit einem freiberuflichen Buchhalter nicht teurer als die mit einem Steuerberater. Tatsächlich kann diese Kooperation oft kosteneffizienter sein, da sie die Ressourcen optimal nutzt und gleichzeitig die Qualität der Buchhaltung sicherstellt. 

Du bist Einzelunternehmer/in und suchst verzweifelt einen neuen Steuerberater? Hier sind 6 Schritte, die den Einzelunternehmer/innen helfen können, solche Krisen zu überstehen und die Zeit ohne Steuerberater ohne negative Folgen zu überbrücken:

1.       Fordere alle Unterlagen vom alten Steuerberater an. Dazu gehören nicht nur die eingereichten Steuererklärungen, sondern auch buchhalterische Auswertungen wie BWA, Summen- und Saldenlisten, Anlagen- und Kontenlisten. Diese Dokumente ermöglichen einen reibungslosen Übergang zu einem neuen Steuerberater.

2.       Besorge dir Zugang zu Elster. Das Elster Online-Portal des Finanzamts bietet die Möglichkeit, Steuererklärungen digital zu übermitteln. Die Registrierung ist einfach und selbsterklärend. Nach der Registrierung erhältst du eine Zertifikatsdatei, mit der du dich im Elster-Portal anmelden kannst. Diese Datei kann auch mit den meisten Buchhaltungssoftware-Lösungen verknüpft werden, falls du deine Buchhaltung selbst erledigen möchtest.

3.       Führe ein separates Geschäftsbankkonto ein. Ein Bankkontoauszug ist ein wichtiger Beleg zur Ermittlung von geschäftlichen Ein- und Ausgaben sowie zur Kontenabstimmung. Wenn du am Ende jedes Monats sicherstellst, dass für jede Transaktion auf dem Geschäftskonto ein Beleg vorhanden ist (Vertrag, Rechnung, Quittung etc.), ist deine Belegführung lückenlos und kann schneller von einem Steuerberater oder Buchhalter bearbeitet werden. Gemischte Bankkonten erschweren diesen Prozess und führen zu zusätzlichen Abstimmungen mit dem neuen Steuerberater.

4.       Archiviere deine Belege digital in einem Cloud-Speicher. Eine klare Ordnerstruktur in einem Cloud-Speicher ermöglicht eine ortsunabhängige und effiziente Zusammenarbeit mit Buchhaltern und Steuerberatern, was dich als Kunde attraktiver macht.

5.       Führe eine digitale Kasse ein. Digitale Kassenlösungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber klassischen Registrierkassen. Die lückenlose Führung der Kasse wird automatisch gewährleistet, und digitale Verkaufsberichte ermöglichen eine schnelle Ermittlung von Umsätzen inkl. USt. Achte bei der Auswahl des Anbieters darauf, dass er den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

6.       Baue eine Kooperation mit einem Buchhalter auf. Viele selbstständige Buchhalter arbeiten mit Steuerkanzleien zusammen und können dir helfen, deine Belege für den Jahresabschluss vorzubereiten. So erhöhst du deine Chancen, Zugang zu einer guten Steuerkanzlei zu bekommen.

Cashflow ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Ohne einen stetigen Geldfluss kann kein Betrieb überleben. Ein gut geplanter Cashflow schützt vor bösen Überraschungen und erlaubt es, pünktlich Rechnungen zu bezahlen und Investitionen zu tätigen.

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass mehr Geld ins Unternehmen fließt als herausgeht. Mit einem negativen Cashflow hingegen kann das Unternehmen schnell in Schwierigkeiten geraten. Lieferanten könnten ungeduldig werden und Zahlungen verlangen. Mitarbeiter erwarten ihr Gehalt pünktlich. Auch unerwartete Ausgaben können plötzlich auftreten. Ohne ausreichende Liquidität kann dies schnell zum Problem werden.

Einige Unternehmer glauben, dass es ausreicht, Gewinne zu erzielen. Doch Gewinne allein garantieren keinen positiven Cashflow. Es kann Monate dauern, bis ein Kunde eine Rechnung bezahlt. In dieser Zeit müssen weiterhin Rechnungen beglichen werden. Deshalb ist es wichtig, den Cashflow regelmäßig zu überprüfen und zu planen. Eine solide Finanzplanung kann viele Probleme im Voraus vermeiden.

Ein weiterer Vorteil eines positiven Cashflows ist die Kreditwürdigkeit. Banken und Investoren sehen dies als Zeichen für ein gut geführtes Unternehmen. Es wird einfacher, Kredite zu erhalten oder Investoren zu gewinnen. Auch Lieferanten gewähren lieber längere Zahlungsziele, wenn sie wissen, dass das Unternehmen zahlungsfähig ist.

Um den Cashflow zu verbessern, sollten die Unternehmer/innen mehrere Strategien in Betracht ziehen. Dazu gehört:

    -  Rechnungen schnell zu stellen und Zahlungsziele klar zu kommunizieren

    -  Mahnungen sollten rechtzeitig verschickt werden. Auch das Angebot von Skonto kann Kunden zur schnellen Zahlung motivieren.

    -  Gleichzeitig sollten Ausgaben sorgfältig geplant und unnötige Kosten vermieden werden. Ein regelmäßiger Finanzcheck hilft, den Überblick zu behalten.

    -  Die Zahlungsziele der Lieferanten sollen regelmäßig neuverhandelt werden, um Geldabfluss zu verlangsamen.

Digitalisierung kann ebenfalls unterstützen. Buchhaltungs- und Banksoftware bieten oft Funktionen, die den Cashflow überwachen. Automatische Erinnerungen und Analysen sind auch nützliche Werkzeuge. Es lohnt sich, in solche Technologien zu investieren.